Mengelola Data Penjualan

Penjelasan Singkat

Di halaman ini kami akan memandu Anda untuk mengelola data-data penjualan. Berikut daftar isi mengelola data penjualan dengan Refine Accounting

  1. Alur Sistem Penjualan
  2. Alur Sistem Uang Muka Penjualan
  3. Pesanan Penjualan
  4. Surat Jalan
  5. Faktur Penjualan
  6. Penerimaan Barang Retur
  7. Retur Penjualan
  8. Piutang Usaha
  9. Uang Muka Penjualan
  10. Deposit Customer

Kumpulan Video

  1. Alur Sistem Penjualan
  2. Menu Pesanan Penjualan
  3. Menu Penerimaan Barang
  4. Menu Faktur Penjualan

Alur Sistem

Sebelum masuk ke teknis cara input, di bagian ini kami akan menjelaskan beberapa alur sistem untuk memudahkan Anda memahami bagaimana memulai input di modul penjualan.

Ada 2 penjelasan alur sistem yaitu alur sistem penjualan dan alur sistem uang muka penjualan.

Alur Sistem Penjualan

Penjelasan

Alur sistem penjualan pada Refine Accounting ada 2 garis besar. Pertama menggunakan sistem pemesanan dimana setiap surat jalan / faktur penjualan harus didasarkan pada sebuah dokumen pesanan. Kedua tanpa menggunakan sistem pemesanan.

Untuk sistem pertama dengan sistem pesanan penjualan dari customer sebagai berikut:

  1. Admin penjualan mengirimkan penawaran harga atas beberapa barang.
  2. Admin penjualan menyetujui harga dan input pesanan penjualan (SO) kepada customer X dan barang-barang yang akan dipesan.
  3. SO ini dikirimkan ke customer untuk diproses.
  4. Pengiriman barang ke customer oleh bagian gudang, secara otomatis sistem akan membuat faktur penjualan (INVOICE) dan mutasi masuk pada persediaan.

Sedangkan, untuk sistem kedua tanpa sistem pesanan dari customer sebagai berikut:

  1. Admin penjualan melakukan input faktur penjualan ke customer X dan barang-barang yang akan dijual, secara otomatis sistem akan membuat mutasi masuk pada persediaan. Disini perbedaannya sistem tidak dapat melakukan pengecekan kebenaran qty dipesan dan dikirim jadi ada resiko qty dikirim berbeda dengan yang dipesan.

Alur Sistem Uang Muka Penjualan

Penjelasan

Alur sistem uang muka penjualan pada Refine Accounting adalah sebagai berikut:

  1. Admin penjualan input pesanan penjualan (SO) kepada customer X dan barang-barang yang akan dipesan.
  2. Pesanan penjualan kemudian harus disetujui
  3. Admin penjualan membuat nota Uang Muka Penjualan pada menu uang muka penjualan
  4. Pihak keuangan melakukan pelunasan Uang Muka Penjualan.
  5. Selanjutnya setelah faktur penjualan terbuat, Anda dapat menggunakan uang muka penjualan sebagai pembayaran.

Pesanan Penjualan

Aktivitas Utama

  1. Buat pesanan penjualan: Cara membuat pesanan penjualan yaitu klik menu Penjualan > Pesanan Penjualan. Kemudian di ujung kanan atas terdapat tombol Tambah Data. Klik untuk menambah data baru.
  2. Ubah pesanan penjualan: Jika ada kesalahan untuk merubah data. Cari data yang ingin di ubah dalam Daftar Pesanan Penjualan setelah itu klik aksi Ubah yang terdapat pada ujung kanan data tersebut.
  3. Menyetujui pesanan penjualan: Aksi ini digunakan untuk menyetujui pesanan penjualan yang sudah dibuat.
  4. Menutup pesanan penjualan: Aksi ini digunakan untuk menutup pesanan penjualan meskipun barang belum diterima secara keseluruhan. Untuk menutup pesanan penjualan klik menu Penjualan > Pesanan Penjualan. Pada daftar pesanan penjualan, di bagian kanan terdapat kolom Aksi dan tombol Tutup. Klik tombol Tutup untuk menutup pesanan penjualan tersebut.
  5. Hapus pesanan penjualan: Pesanan penjualan hanya bisa dihapus jika status Pending.

Penjelasan Kolom pada Form Pesanan Penjualan

  1. Customer adalah customer pesanan penjualan. Customer Pesanan Penjualan & Penerimaan Barang harus sama.
  2. No. Dokumen adalah nomor dokumen pesanan penjualan. Terbuat otomatis dan reset setiap bulan.
  3. Tanggal adalah tanggal pesanan penjualan. Jika merubah tanggal pesanan yang sudah dibuat dan tanggal berbeda bulan, maka sistem secara otomatis merubah nomor dokumen mengikuti urutan nomor pada bulan tersebut.
  4. Catatan untuk menulis catatan-catatan pada pesanan penjualan
  5. Status ada 3 macam: PENDING, APPROVED, RECEIVED, CLOSED. Daftar pesanan penjualan tersambung pada menu Surat Jalan hanya jika status APPROVED.
  6. Daftar Barang terdiri dari nama produk, kuantitas, satuan, harga satuan, disc (%), disc (Rp) dan subtotal
  7. Diskon
  8. PPN kolom ini terisi otomatis jika status perusahaan adalah PKP.

Penjelasan Status

  1. PENDING / MENUNGGU adalah SO baru dibuat dan menunggu verifikasi
  2. APPROVED / DISETUJUI adalah SO sudah disetujui dan terhubung dengan menu Surat Jalan
  3. RECEIVED / DITERIMA adalah seluruh item dalam SO sudah diterima
  4. CLOSED / DITUTUP adalah SO ditutup secara sengaja, bisa sebagian / tidak ada item yang diterima dan memutus hubungan dengan menu Surat Jalan.

Surat Jalan

Aktivitas Utama

  1. Buat surat jalan: Cara membuat surat jalan yaitu klik menu Pembelian > Laporan Penerimaan Barang. Kemudian di ujung kanan atas terdapat tombol Tambah Data. Klik untuk menambah data baru.
  2. Ubah surat jalan: Aksi ini untuk merubah informasi surat jalan.
    • Penerimaan barang hanya bisa diubah jika status pembayaran atas faktur penjualan adalah menunggu pembayaran (Pending).
    • Untuk merubah surat jalan, cari data yang ingin diubah di daftar laporan surat jalan setelah itu klik tombol Ubah yang terdapat pada kolom aksi.
  3. Hapus surat jalan: Penerimaan barang dapat dihapus jika status pembayaran terhadap faktur penjualan adalah menunggu pembayaran (Pending).

Penjelasan Kolom pada Form Surat Jalan

  1. Customer ketika memilih customer, secara otomatis sistem akan mengambil seluruh Pesanan Penjualan dengan customer tersebut dan status Pesanan Penjualan adalah APPROVED.
  2. Gudang adalah gudang barang keluar. Sistem akan mencatat mutasi persediaan keluar pada gudang tersebut.
  3. No. Dokumen adalah nomor dokumen surat jalan. Terbuat otomatis dan reset setiap bulan.
  4. Tanggal adalah tanggal surat jalan. Jika merubah tanggal yang sudah dibuat dan tanggal berbeda bulan, maka sistem secara otomatis merubah nomor dokumen mengikuti urutan nomor pada bulan tersebut.
  5. Catatan untuk menulis catatan-catatan pada pesanan penjualan
  6. Daftar Barang terdiri dari tanggal pesanan penjualan, nomor pesanan penjualan, info produk, kuantitas dipesan, kuantitas terpenuhi, kuantitas diterima.

Faktur Penjualan

Aktivitas Utama

  1. Buat faktur penjualan:
    • Jika menggunakan sistem pesanan, maka Faktur Pembelian otomatis terbuat jika membuat Laporan Penerimaan Barang.
    • Jika tidak menggunakan sistem pesanan, Anda dapat membuat faktur penjualan. Klik menu Pembelian > Faktur Pembelian. Kemudian di ujung kanan atas terdapat tombol Tambah Data. Klik untuk menambah data baru.
  2. Ubah faktur penjualan: Aksi ini untuk merubah informasi faktur penjualan.
    • Faktur penjualan dapat dihapus jika status pembayaran adalah belum dibayar (Pending).
    • Untuk merubah faktur penjualan, cari data yang ingin diubah di daftar faktur penjualan setelah itu klik tombol Ubah yang terdapat pada kolom aksi.
  3. Hapus faktur penjualan: Aksi ini untuk menghapus faktur penjualan. Faktur penjualan dapat dihapus jika status pembayaran adalah belum dibayar (Pending).

Penjelasan Kolom pada Form Faktur Penjualan

  1. Customer adalah customer untuk faktur penjualan tersebut.
  2. Gudang adalah gudang lokasi barang keluar. Sistem akan mencatat mutasi persediaan keluar pada gudang tersebut.
  3. No. Dokumen adalah nomor dokumen faktur penjualan. Terbuat otomatis dan reset setiap bulan.
  4. Tanggal adalah tanggal faktur penjualan. Jika merubah tanggal yang sudah dibuat dan tanggal berbeda bulan, maka sistem secara otomatis merubah nomor dokumen mengikuti urutan nomor pada bulan tersebut.
  5. Catatan untuk menulis catatan-catatan pada pesanan penjualan
  6. Daftar Barang terdiri dari nama produk, kuantitas, satuan, harga satuan, disc (%), disc (Rp), subtotal.
  7. Diskon
  8. PPN kolom ini terisi otomatis jika status customer adalah PKP. (Mohon melihat bagian master data untuk penjelasan lebih detail)
  9. Informasi Lainnya terdiri dari No. Faktur Customer, No. Faktur Pajak, Tgl Faktur Customer dan Tgl Jatuh Tempo.

Penjelaan Status

  1. PENDING / MENUNGGU adalah Faktur Penjualan baru dibuat dan menunggu pembayaran ke customer
  2. PAID / LUNAS adalah Faktur Penjualan telah lunas dibayar ke customer

Penerimaan Barang Retur Penjualan

Aktivitas Utama

  1. Buat penerimaan barang retur: Klik menu Penjualan > Surat Jalan Retur. Kemudian di ujung kanan atas terdapat tombol Tambah Data. Klik untuk menambah data baru.
  2. Ubah penerimaan barang retur: Aksi ini untuk merubah informasi penerimaan barang retur.
    • Surat jalan retur hanya bisa diubah jika status pembayaran atas nota retur pembelian adalah menunggu pembayaran (Pending).
    • Untuk merubah penerimaan barang retur, cari data yang ingin diubah di daftar penerimaan barang retur setelah itu klik tombol Ubah yang terdapat pada kolom aksi.
  3. Hapus penerimaan barang retur: Aksi ini untuk menghapus penerimaan barang retur. Surat jalan retur hanya bisa dihapus jika status pembayaran atas nota retur pembelian adalah menunggu pembayaran (Pending).

Penjelasan Kolom pada Form Penerimaan Barang Retur Penjualan

  1. Customer adalah customer retur penjualan.
  2. Gudang adalah gudang barang retur diterima.
  3. No. Dokumen adalah nomor dokumen penerimaan barang retur. Terbuat otomatis dan reset setiap bulan.
  4. Tanggal adalah tanggal penerimaan barang retur. Jika merubah tanggal pesanan yang sudah dibuat dan tanggal berbeda bulan, maka sistem secara otomatis merubah nomor dokumen mengikuti urutan nomor pada bulan tersebut.
  5. Catatan untuk menulis catatan-catatan pada pesanan penjualan
  6. Daftar Penerimaan Barang terdiri nomor surat jalan, informasi barang diterima, kuantitas surat jalan, kuantitas telah diretur, kuantitas yang akan diretur saat ini dan satuan.
  7. Tombol Tambah No. Penerimaan Barang untuk menambahkan barang yang akan diretur.

Retur Penjualan

Aktivitas Utama

  1. Buat retur penjualan: Klik menu Penjualan > Retur Penjualan. Kemudian di ujung kanan atas terdapat tombol Tambah Data. Klik untuk menambah data baru.
  2. Ubah retur penjualan: Aksi ini untuk merubah informasi retur penjualan.
    • Retur penjualan hanya bisa diubah jika status pembayaran adalah menunggu pembayaran (Pending).
    • Untuk merubah retur penjualan, cari data yang ingin diubah di daftar retur penjualan setelah itu klik tombol Ubah yang terdapat pada kolom aksi.
  3. Hapus retur penjualan: Aksi ini untuk menghapus retur penjualan. Retur pembelian hanya bisa dihapus jika status pembayaran adalah menunggu pembayaran (Pending).

Penjelasan Kolom pada Form Retur Penjualan

  1. Customer adalah customer retur penjualan.
  2. Gudang adalah gudang barang retur diterima.
  3. No. Dokumen adalah nomor dokumen retur penjualan. Terbuat otomatis dan reset setiap bulan.
  4. Tanggal adalah tanggal retur penjualan. Jika merubah tanggal pesanan yang sudah dibuat dan tanggal berbeda bulan, maka sistem secara otomatis merubah nomor dokumen mengikuti urutan nomor pada bulan tersebut.
  5. Catatan untuk menulis catatan-catatan pada retur penjualan
  6. Daftar Retur Penjualan terdiri nomor surat jalan, informasi barang diterima, kuantitas surat jalan, kuantitas telah diretur, kuantitas yang akan diretur saat ini, satuan dan harga satuan.
  7. Tombol Pilih Surat Jalan untuk menambahkan barang yang akan diretur.

Penjelaan Status

  1. PENDING / MENUNGGU adalah Retur Penjualan baru dibuat dan menunggu pelunasan
  2. PAID / LUNAS adalah Retur Penjualan telah lunas dibayar

Note Sistem retur yang kami gunakan adalah pengurangan nilai Piutang.

Piutang Usaha

Penjelasan Menu ini digunakan untuk memantau daftar piutang usaha yang masih menunggu pembayaran. Menu ini secara otomatis akan 2 sumber piutang usaha yaitu Faktur Penjualan dan Retur Penjualan, Anda tidak dapat menambahkan piutang usaha di menu ini.

Penjelasan kolom di daftar piutang usaha:

  • Tanggal adalah tanggal faktur penjualan / retur penjualan
  • Kode Transaksi adalah nomor nota penjualan / nota retur penjualan
  • Faktur Penjualan adalah nilai faktur penjualan
  • Hutang adalah nilai sisa piutang
  • Tanggal Jatuh Tempo adalah tanggal jatuh tempo piutang usaha

Ada beberapa filter yang dapat Anda gunakan untuk memudahkan pencarian sebagai berikut:

  • Supplier saring untuk melihat daftar piutang berdasarkan supplier
  • Tanggal saring untuk melihat daftar piutang dalam periode tertentu

Uang Muka Penjualan

Aktivitas Utama

  1. Buat uang muka penjualan: Klik menu Penjualan > Uang Muka Penjualan. Kemudian di ujung kanan atas terdapat tombol Tambah Data. Klik untuk menambah data baru.
  2. Ubah uang muka penjualan: Aksi ini untuk merubah informasi uang muka penjualan.
    • Uang muka penjualan hanya bisa diubah jika status pembayaran adalah menunggu pembayaran (Pending).
    • Untuk merubah uang muka penjualan, cari data yang ingin diubah di daftar uang muka penjualan setelah itu klik tombol Ubah yang terdapat pada kolom aksi.
  3. Hapus uang muka penjualan: Aksi ini untuk menghapus uang muka penjualan. Uang muka penjualan hanya bisa dihapus jika status pembayaran adalah menunggu pembayaran (Pending).
  4. Gunakan uang muka penjualan: Aksi ini untuk menggunakan uang muka sebagai pembayaran Faktur Penjualan. Tekan tombol gunakan di kolom aksi untuk melihat daftar faktur penjualan dari Uang Muka tersebut, kemudian pilih faktur penjualan yang ingin dibayarkan.

Penjelasan Kolom pada Form Uang Muka Penjualan

  1. Customer adalah customer yang akan melakukan transaksi Uang Muka Penjualan.
  2. Daftar Pesanan Penjualan adalah pesanan penjualan dari customer tersebut.
  3. No. Dokumen adalah nomor dokumen uang muka penjualan. Terbuat otomatis dan reset setiap bulan.
  4. Tanggal adalah tanggal uang muka penjualan. Jika merubah tanggal pesanan yang sudah dibuat dan tanggal berbeda bulan, maka sistem secara otomatis merubah nomor dokumen mengikuti urutan nomor pada bulan tersebut.
  5. Catatan untuk menulis catatan-catatan pada uang muka penjualan
  6. Jumlah Uang Muka % nominal uang muka dalam persentase %.
  7. Jumlah Uang Muka nominal uang muka dalam rupiah.

Penjelasan Status

  1. PENDING / MENUNGGU adalah Uang Muka Penjualan baru dibuat dan menunggu pelunasan
  2. PAID / LUNAS adalah Uang Muka Penjualan telah lunas dibayar
Written on